Méthogologie de l'analyse du travail

 

L'analyse du travail est une discipline de base, préalable à toute étude sérieuse de tout problème d'affectation. L'étude des méthodes à appliquer comporte plusieurs aspects :

- choix de la procédure en raison de l'objectif à atteindre;

- niveau de globalité visé : à quel niveau de détail faut-il descendre ?

- quel niveau de synthèse souhaite-t-on atteindre ?

- comment procéder?

- comment conduire un programme en ce domaine?

1/ Procédures et objectifs

S'il s'agit de créer un organisme nouveau, ou plus simplement, dans un organisme existant, une fonction nouvelle, sans aucun précédent, il est indispensable, pour pourvoir une première fois cette fonction, de connaître ses exigences. L'analyse préalable est la procédure correspondant à ce besoin. Elle consiste à dessiner, en quelque sorte, le portrait-robot de la fonction à créer.

- Quels sont ses objectifs (résultats attendus, définis en qualité et quantité, dans quel délai et à quel prix) ?

- Quelles sont ses attributions ou principales activités ?

- Quels sont ses pouvoirs ?

L'inventaire des exigences en résulte qui permet de rechercher, choisir, préparer et rémunérer qui prendra en charge cette fonction.

La description de fonction est la procédure d'analyse du travail la plus fréquemment utilisée. Elle s'applique à des fonctions qui ont un passé, chacune d'elles étant porteuse d'un ou de plusieurs emplois (3 personnes ayant mêmes attributions assurent 3 emplois représentatifs d'une même fonction).

La définition de fonction enfin, troisième procédure de l'analyse du travail, vise des objectifs d'évolution programmée et, à ce titre, n'est applicable le plus souvent qu'à un nombre plus réduit de fonctions situées dans un ensemble pratiquant la gestion prévisionnelle.

Tout plan d'entreprise conduit à répartir des activités assorties d'objectifs à des fonctions. La réalisation du plan suppose donc qu'évoluent certaines fonctions, que changent leurs activités, les objectifs impartis, les pouvoirs.

La définition des fonctions permet l'expression prévisionnelle de ce changement. Elle constitue entre le titulaire de la fonction et son supérieur direct, une sorte d'accord, de contrat, exprimant dans quel sens la fonction devra évoluer. Elle décrit donc non pas la réalité présente mais l'image d'un futur vers lequel tendre et par rapport auquel la progression de l'évolution pourra être appréciée.

 

2 / Niveau de globalité

 

Les analyses du travail en terme d'aptitudes ont généralement porté sur des fonctions et d'abord sur celles porteuses d'un grand nombre d'emplois. Les analyses gestuelles, à l'inverse, portent sur des opérations beaucoup plus limitées et aussi, dans bien des cas, beaucoup plus spécifiques. Les catalogues de "temps-machines" du BTE portent sur des opérations, et l'analyse du travail de Allen propose de découper, si nécessaire, chaque opération en phases assorties, s'il y a lieu, de points clefs.

L'analyse gestuelle par opération tire sa rentabilité de gains de productivité multipliés par le nombre de répétitions, mais interdit toute vue synthétique de la qualification des fonctions chargées de ces opérations.

L'analyse du travail actuelle a choisi, comme unité d'oeuvre, la fonction, c'est-à-dire un ensemble d'activités qui peuvent être confiées :

- soit à une personne

- soit à plusieurs personnes exerçant individuellement des activités semblables;

- soit enfin à plusieurs personnes, collectivement chargées d'attributions qui leur sont communes.

Une fonction peut donc, selon les cas, être représentée par un emploi ou plusieurs emplois ayant le même contenu.

Quelques définitions complémentaires aident à situer les fonctions par rapport à des ensembles plus larges et à des composants plus réduits. Ces définitions sont les suivantes :

Structure :  

C'est l'ensemble des fonctions d'un secteur de l'entreprise (par exemple magasin, service d'entretien, atelier de production) et les relations que ces fonctions entretiennent entre elles.

Fonction :

C'est l'ensemble des activités confiées à une personne ou à un groupe de personnes investies d'attributions identiques, c'est-à-dire faisant les mêmes travaux (plusieurs postes ou emplois peuvent être représentatifs d'une même fonction).

Activité

(on peut dire aussi "attribution") : C'est un ensemble d'opérations constituant une partie isolable d'une fonction (par exemple parmi les attributions de M. X..., magasinier, le réapprovisionnement) plusieurs personnes peuvent exercer la même activité isolément ou parmi d'autres attributions.

Opérations :

Ce sont les différents travaux d'une activité (par exemple l'activité de réapprovisionnement de M. X... comprend la vérification des entrées et le rangement). 

Phase :

C'est une opération peut être, si besoin est, découpée en un certain nombre de phases, chacune d'elles correspondant à un certain stade d'avancement du travail. Une phase peut être assortie ou non d'un ou de plusieurs points clefs, détails d'exécution conditionnant la réussite

(efficacité, sécurité, qualité, etc.).

Ces définitions permettent de déterminer le niveau auquel il convient de situer la description pour faire apparaître la qualification :

Une fonction très fortement spécialisée, comporte généralement quelques opérations relevant d'une même activité : à la limite certaines de ces fonctions ne comportent même qu'une seule opération immuablement répétée. A l'inverse, une fonction très globale comporte le plus souvent plusieurs activités, chacune de ces activités comprenant elle-même plusieurs opérations.

3/ Démarche de réalisation (et support)

Toute entreprise présente deux visages

L'un, officiel, reflet des notes de service, des consignes, des procédures, des règlements, des organigrammes exprimant ce que l'entreprise entend être; l'autre, qui ne peut être appréhendé que par l'observation quotidienne et attentive - il est le visage de la réalité.

L'école des relations humaines, en distinguant les relations formelles et informelles, Michel Crozier, en mettant en lumière les systèmes de pouvoir qui, dans le système bureaucratique se substituent aux systèmes officiels, ont montré cette nécessaire distinction entre les deux visages de l'entreprise.

Les décideurs ne sont pas toujours ceux que l'on croit, le travail en atelier n'est pas toujours fait selon les processus définis par le service des méthodes, l'information chemine plus souvent et plus rapidement par des voies officieuses que par les voies officielles, les chiffres du tableau de bord sont parfois quelque peu "arrangés", l'opérateur sur machine procède à des réglages qui ne lui ont pas été impartis, etc.

L'analyse du travail doit choisir de se fonder soit sur le travail tel qu'il est réellement exécuté chaque jour, soit tel que les règles officielles de l'entreprise l'ont défini. Parce que nous choisissons la première solution comme seule capable de mettre en lumière la qualification réelle du travail, nous faisons du titulaire de la fonction, le principal agent de l'analyse du travail. Qui, mieux que lui, pourrait s'en acquitter ?

4 / Réalisation d'un programme

La qualification du travail étant nécessaire à toute organisation humaine de l'entreprise, l'analyse du travail qui en est la source devrait être partout pratiquée. Elle l'est en fait fort inégalement et les praticiens ont de ce fait plus souvent à mettre en place ces méthodes qu'à les faire vivre. Ils doivent, dans ce cas, respecter les étapes suivantes :

a) Délimiter précisément le champ du programme et ses objectifs.

L'analyse doit-elle porter sur l'ensemble des fonctions ou sur certaines d'entre elles par exemple :

- toutes fonctions, tous niveaux, ou bien les fonctions de tel secteur en vue de restructuration, ou bien encore,

- toutes fonctions cadres, etc. ?

Dans le champ ainsi défini, établir la liste précise des fonctions concernées. En cas de doute : deux emplois semblables représentatifs d'une même fonction ou deux fonctions différentes, il vaut mieux retenir toujours la seconde hypothèse. Il est plus aisé de regrouper en un seul dossier des fonctions que la description elle-même aura révélées comme semblables que d'ajouter au programme. En moyenne, plus on s'élève dans l'échelle des qualifications, plus les fonctions se différencient et se personnalisent. Nos grands organismes, nos grandes entreprises répugnent aux modèles structurels : les usines d'un même groupe industriel, les agences d'une même société de services sont toutes, structurellement parlant, des individualités.

b) Établir alors un programme précisant pour chaque fonction en cause , les informations suivantes :

- nom de la fonction;

- nombre d'emplois correspondants; titulaire susceptible de procéder à la description (ni un super champion l'exerçant depuis vingt ans, ni le dernier nommé);

- nom du responsable d'analyse susceptible de l'y aider; nom du supérieur hiérarchique qui contrôlera le dossier;

- observations : la fonction doit changer. Le service est en place depuis telle date, etc.

- préparer les moyens et les hommes, soit concevoir ou adapter un support de description de fonction et le manuel succinct qui aidera chaque titulaire à l'utiliser;

- former à l'analyse du travail en termes de communication les "responsables sables de descriptions" qui auront pour rôle de transmettre la méthode aux titulaires et de les aider à l'appliquer; tous appartiennent à l'entreprise, y exercent une fonction permanente et.ont accepté cette mission supplémentaire et temporaire; chacun reçoit mission d'aider des titulaires exerçant dans l'entreprise une fonction de même spécialité que la sienne. Il faut être ou avoir été dessinateur pour aider un dessinateur à décrire sa fonction, ou informaticien pour aider un programmeur, etc. Leur premier exercice pratique sera la description de, leur propre fonction;

- réunir distinctement les supérieurs hiérarchiques directs inventoriés par le programme et leur expliquer dans quel esprit ils doivent exercer la mission de contrôle des descriptions qui leur est impartie.

c) Appliquer le programme :

Pour les fonctions qui peuvent être décrites par les titulaires eux-mêmes, chaque responsable de descriptions réunit par petits groupes les intéressés et leur présente le schéma selon lequel ils décriront leur fonction pour qu'ils le connaissent bien. Il leur remettra le manuel qui leur servira d'aide-mémoire et leur assurera durant toute l'opération l'appui technique nécessaire 0 p pour garantir . le succès.

Les responsables d'analyse procéderont eux-mêmes aux descriptions qui n'auraient pu être faites par un titulaire, transcrivant par écrit ce que le ou les titulaires en un ou plusieurs entretiens leur auront dit.